Firma electrónica integrada en el ERP

Hay escenarios en los que la firma electrónica mediante un certificado digital, es cómoda y plausible para todas las partes, y otras en las que no. Y aun siendo en ciertos casos una opción válida, realizar el correcto tratamiento de la emisión documental, recogida, y almacenamiento, implica tiempo y dedicación.

Asumiendo que, idealmente, un sistema ERP debe ser origen y destino de todos los flujos de trabajo, convendría automatizar también los flujos de firma documental. Esto es precisamente lo que conseguimos mediante la firma digital integrada.

Legalidad de la firma electrónica

Los sistemas de firma electrónica como el que implementa Vortex, deben cumplir con la normativa europea. En la Unión Europea, las firmas electrónicas reciben reconocimiento legal mediante el Reglamento (UE) nº 910/2014, más comúnmente conocido como el Reglamento eIDAS. El Reglamento eIDAS entró en vigor el 1 de julio de 2016. Es obligatorio para todos los estados miembros de la UE y tiene prioridad sobre cualquier ley nacional existente

Firma electrónica avanzada

Existen tres niveles de firma; simple, avanzada y cualificada, cumpliendo Vortex cumple el nivel de firma electrónica avanzada, que es el mecanismo que aporta un mejor compromiso entre seguridad, evidencias, operatividad y coste.

Una firma electrónica avanzada es una firma electrónica básica que cumple con los siguientes requisitos:

• Estar vinculada de manera única al firmante.
• Permitir identificar al firmante.
• Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede, con un alto nivel de confianza, utilizar bajo su exclusivo control.
• Estar vinculada a los datos firmados de tal forma que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable.

Implementación de flujos de firma online en VortexERP

En Vortex se puede iniciar fácilmente un proceso o flujo de firma electrónica de dos formas:

1. Firma de un documento pdf: Cualquier documento pdf almacenado en la gestión documental presenta una acción de "Firma OTP", que es el proceso de firma electrónica online. Adicionalmente, si hemos definido una plantilla documental para una entidad concreta (por ejemplo, plantilla de oferta o contrato), desde dicha sección podremos generar el documento pdf resultante y posteriormente firmarlo.
2. Firma mediante acción predefinida: La definición de flujos documentales nos permite automatizar tanto la generación del documento a partir de una plantilla, como el proceso de firma mediante una sola acción.

El proceso obtiene automáticamente los datos del interviniente si se ha iniciado desde una sección o registro que contiene dichos datos (presupuesto, contrato), si bien permite añadir manualmente intervinientes. Estos pueden recibir el requerimiento de firma por email o por SMS. Una vez acceden al proceso de firma online, tendrán acceso al documento y podrán firmarlo, momento en el cual recibirán un código OTP para validar la operación. Todas las partes recibirán el documento firmado, así como un documento de evidencias, y ambos quedarán integrados en la gestión documental del ERP.