Optimización de los procesos de facturación

Tanto si nos encontramos ante un proceso de selección de nuevo ERP como si estamos tratando de sacar el máximo provecho a nuestro actual software de gestión empresarial, tendemos a analizar detalladamente las funcionales más jugosas como el CRM, la gestión de proyectos, la logística, aspectos como la gestión documental, automatizaciones, personalizaciones, y probablemente todo aquello que haya generado más ruido y tendencia en las campañas de marketing y opinión de este tipo de software. Al pensar en las facturas de venta solemos dar por hecho que algo tan trillado no puede aportar nada nuevo ni requerir una especial atención, y olvidamos que estamos ante el área más importane. Si no facturamos no cobramos, y si no lo hacemos conforme a la legalidad vigente, podemos llevarnos un serio disgusto.

Estrategias de facturación

Antes de arrancar un ejercicio o tras una migración a un nuevo sistema, conviene plantearse ciertas estrategias:

• Cómo segmentar nuestra facturación. ¿Conviene distringuir por series según departamentos o áreas?
• ¿Estamos usando un formato de numeración que facilite la trazabilidad del documento?
• ¿De qué mecanismos disponemos para evitar errores de numeración?
• ¿Podemos agilizar la generación de facturas de forma que aunque requiera de cierto metodismo, en la medida de lo posible se generen a partir de albaranes entregados, o certificaciones de proyectos?
• ¿Podemos adaptarnos a requerimientos específicos de nuestros clientes respecto a los ciclos de facturación y formato sin ralentizar el proceso de facturación?

En Vortex tratamos de dar respuesta y ofrecer diversas soluciones a las anteriores preguntas, tanto mediante parametrización, como a través de reglas en procesos y herramientas embebidas. Dada nuestra reciente experiencia en la implementación de TicketBai, hemos detectado que teníamos margen de mejora y hemos optimizado algunos aspectos de núcleo que estarán presentes en la próxima versión. Concretamente:

• Cuando creemos una nueva factura, se encontrará en estado de borrador con una numeración específica para dicho estado. Esto ayudará a reducir la posibiliad de huecos debido a facturas errónemente emitidas.
• Se han reducido los estados, y por tanto los pasos para emitir (desaparece la acción de procesar).
• Se ha creado una nueva acción que permitirá asignar una factura de borrador a un hueco en la facturación si lo hubiera (mostrándolo en lista de selección).

Compartimos con vosotros el documento de nuevo procedimiento para la emisión de facturas (PDF)